Crear, validar, fiscalizar y enviar una factura

Crea una factura con fecha del día, completa sus líneas, revisa la validación y continúa hasta su fiscalización y envío al cliente.

Comprueba el contribuyente activo y prepara el cliente, las series y su numeración. Para fiscalizar necesitas que el certificado digital y la configuración fiscal estén preparados.

1. Crear la factura con fecha del día

Nueva factura: cliente, tipo documento, serie, fecha factura y Aceptar.
Selecciona el cliente y una serie del tipo de documento elegido.
  1. Desde el inicio, abre Nueva factura.
  2. Busca y selecciona el Cliente.
  3. Selecciona el Tipo documento; para este ejemplo, una factura ordinaria.
  4. Elige una Serie activa correspondiente al tipo de documento.
  5. Comprueba Fecha factura y pulsa Aceptar.

La creación directa utiliza la fecha del día, controlada por el servidor. La fecha que aparece en la captura es solo un ejemplo. Si falta la serie o su numeración, completa esa configuración antes de continuar.

Resultado: se crea la factura para completar y revisar. Todavía no está fiscalizada ni enviada al cliente.

2. Completar y editar el borrador

Edición de factura con cabecera, totales, desglose de impuestos y líneas, con cliente ficticio.
Ejemplo de edición con datos ficticios. Pulsa la imagen para ampliarla.
  1. Revisa la Cabecera de factura: cliente, tipo, serie, fecha de emisión, vencimiento, retención y referencia cuando correspondan.
  2. Si modificas la cabecera, pulsa Guardar cabecera.
  3. Pulsa Añadir línea y completa concepto, cantidad, precio, descuento e impuesto aplicable. Guarda la línea.
  4. Revisa las líneas, los Totales y el Desglose impuestos.
  5. Cuando sea necesario, utiliza Fiscalidad AEAT para completar o revisar la configuración del desglose.

La cabecera y las líneas tienen sus propias acciones de guardado. Revisa las bases, cuotas, retenciones y total antes de validar. Puedes volver a editar un borrador desde el menú Acciones → Editar de su listado.

3. Comprobar la validación y validar

Listado de borradores sin validar, selección de facturas y menú Comprobar validación, Editar y Ver borrador PDF.
Comprueba los defectos desde «Acciones» antes de validar.
  1. Abre Borrador sin validar desde el inicio.
  2. En la factura, pulsa Acciones → Comprobar validación.
  3. Revisa los defectos que muestre la aplicación. Utiliza Editar para corregirlos y guarda los cambios.
  4. Si quieres revisar su presentación, pulsa Ver borrador PDF.
  5. Marca las casillas de las facturas que quieres validar y pulsa Validar facturas seleccionadas.
  6. Revisa el resultado: las correctas pasan a pendientes de fiscalizar; las que tienen errores permanecen en borrador sin validar.

También puedes utilizar Seleccionar hasta factura. Comprueba el contador y los totales seleccionados antes de ejecutar la acción.

Comprobar validación permite revisar los defectos. Validar facturas seleccionadas cambia el estado de las que superan la comprobación. La validación todavía no fiscaliza ni envía la factura.

4. Fiscalizar las facturas validadas

Listado de facturas en borrador con botón Fiscalizar facturas seleccionadas.
Revisa los borradores validados antes de fiscalizarlos.
  1. Abre las facturas pendientes de fiscalizar desde el inicio.
  2. Revisa el borrador y su PDF. Marca las facturas que vas a fiscalizar.
  3. Pulsa Fiscalizar facturas seleccionadas y sigue la confirmación que muestre la aplicación.
  4. Revisa el resultado y consulta después el listado Facturas fiscalizadas.

La fiscalización se procesa en segundo plano. El mensaje de preparación correcta indica que el proceso se ha iniciado; comprueba su estado final en el listado.

  • VERI*FACTU: el procesamiento continúa con el flujo de remisión del registro fiscal a la AEAT.
  • NO VERI*FACTU: se procesa el registro fiscal sin remisión automática a la AEAT.

Si aparece un problema con el certificado o la configuración, corrígelo antes de volver a intentar la fiscalización. Una factura fiscalizada deja de ser un borrador editable: las correcciones posteriores deben seguir el procedimiento de rectificación correspondiente.

5. Consultar el estado y enviar al cliente

Facturas fiscalizadas con filtros, estado fiscal, pagada, enviada y Enviar facturas seleccionadas, con clientes ficticios.
Los estados fiscal, de cobro y de envío al cliente se muestran por separado.
  1. Abre Facturas fiscalizadas.
  2. Busca por período o cliente; utiliza los filtros de cobro y envío cuando lo necesites.
  3. Comprueba el estado fiscal. Documento generado no equivale a Aceptada por AEAT; consulta el detalle del estado cuando corresponda.
  4. Comprueba que la ficha del cliente tiene el Email envío factura correcto.
  5. Marca las facturas y pulsa Enviar facturas seleccionadas. Revisa y confirma el envío.
  6. Comprueba posteriormente el estado Enviada o el detalle del envío por email. El envío masivo puede quedar pendiente mientras se procesa.

Desde Acciones también puedes utilizar el envío individual o reenvío por email y las opciones disponibles para consultar o descargar el PDF.

Acciones de una factura fiscalizada

Menú de factura fiscalizada: Enviar por email, Descargar PDF VeriFactu, Responder requerimiento AEAT, Realizar rectificativa, Marcar como pagada y Marcar como enviada.
Ejemplo del menú «Acciones». Las opciones disponibles dependen del estado y modalidad de la factura.
  • Enviar por email: envía la factura al correo configurado del cliente. Si ya se envió, puede aparecer «Reenviar por email».
  • Descargar PDF VeriFactu: descarga el documento de la factura.
  • Responder requerimiento AEAT: permite preparar la respuesta cuando exista un requerimiento; no es el envío por email al cliente.
  • Realizar rectificativa: inicia la creación de una factura rectificativa vinculada a la original.
  • Marcar como pagada: registra el estado de cobro de la factura; no realiza un cobro bancario.
  • Marcar como enviada: registra manualmente el estado de envío, por ejemplo si entregaste la factura por otro medio. Esta acción no envía un email.
Enviar al cliente manda la factura por email. Es independiente de la remisión fiscal a la AEAT y del estado de cobro. Una factura enviada puede seguir pendiente de pago.
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