Política de privacidad

Quién es responsable de los datos

SOFTWARE SOLUTIONS AEQARO S.L. gestiona Invoxio y determina el tratamiento de los datos de cuentas, contactos, contratación de sus servicios y seguridad de la plataforma.

Cuando una empresa cliente incorpora datos de sus destinatarios, trabajadores u otras personas para facturar, esa empresa es responsable de ese tratamiento. AEQARO presta el servicio por cuenta del cliente como encargado, en el ámbito de sus instrucciones. La relación debe regularse mediante un acuerdo de encargo de tratamiento; esta política no lo sustituye.

Qué datos se utilizan y de dónde proceden

Datos de identificación y contacto de usuarios y empresas; credenciales de acceso; permisos y asociaciones por empresa; solicitudes de contratación y pagos; datos fiscales de facturas y documentos que se cargan; referencias y declaraciones de apoderamiento; y datos técnicos necesarios para seguridad y resolución de incidencias.

Los datos proceden de la persona que se registra, de los administradores que autorizan usuarios y de los documentos e instrucciones del cliente emisor. Si el cliente aporta información de terceros debe disponer de una base jurídica y facilitarles la información que corresponda. No debe incorporar datos innecesarios para facturar.

Finalidades y bases jurídicas

Los datos necesarios para crear la cuenta o atender una solicitud deben facilitarse para realizar esas gestiones. Los campos opcionales se distinguen en los formularios.

Comunicaciones comerciales: Actualmente no enviamos publicidad. Si se habilita este uso, se informará previamente y se solicitará el consentimiento cuando sea exigible; cada comunicación permitirá darse de baja de forma sencilla y gratuita. El registro en Invoxio no constituye consentimiento para recibir publicidad.. La información de privacidad no constituye por sí misma un consentimiento para publicidad.

Proveedores y destinatarios

Pueden intervenir proveedores que prestan funciones necesarias y, cuando corresponda, administraciones públicas, entidades de pago y destinatarios indicados por el cliente. La remisión a la AEAT y el envío de documentos se realizan en los circuitos fiscales y de comunicación correspondientes, con la representación exigible.

Alojamiento y copias de seguridad

Alojamiento en Clouding, España, con copias locales temporales de la base de datos de Invoxio generadas en el servidor. Copias de seguridad en una NAS propia en Madrid, con una copia secundaria de esa NAS en otra NAS propia en Ciudad Real, España.

Correo electrónico

DonDominio, para el servicio de correo electrónico.

Procesamiento de documentos con IA

OpenAI, mediante su API, para el procesamiento con inteligencia artificial de documentos en las funcionalidades que lo requieren.

Pagos

Stripe, para la gestión de pagos con tarjeta.

La extracción de facturas externas y de proveedores utiliza la API de OpenAI para obtener datos del documento. En los PDF procesados como texto, antes del envío se ocultan los IBAN españoles completos reconocibles y otras cuentas IBAN identificadas por su etiqueta; en las facturas de proveedores también se ocultan correos electrónicos y teléfonos de contacto españoles etiquetados reconocibles. La referencia de la empresa activa se limita a su identificador fiscal y nombre. Se conservan los datos identificativos y fiscales necesarios, los conceptos, fechas e importes. Este filtrado por patrones no garantiza detectar todos los datos innecesarios. Las imágenes y los PDF que requieren lectura visual se transmiten completos: el filtrado de texto no oculta los datos que aparecen en su imagen. Los documentos originales se conservan sin modificar en Invoxio. La comunicación se realiza mediante HTTPS. Los resultados deben revisarse antes de utilizarlos.

La integración solicita que las respuestas no se almacenen como historial mediante la opción store=false. Esta opción no elimina la posible conservación de contenido en registros de prevención de abuso: según la documentación de OpenAI, estos pueden conservarse hasta 30 días, con excepciones legales y de seguridad. Los datos de la API no se utilizan para entrenar modelos por defecto, salvo habilitación expresa de su compartición.

OpenAI publica un acuerdo de tratamiento de datos (DPA) incorporado a sus condiciones del servicio, que regula confidencialidad, seguridad, subencargados y transferencias internacionales, incluidas las cláusulas contractuales tipo cuando corresponda. No se garantiza que los datos permanezcan exclusivamente en España o en la Unión Europea. Consulta los controles de datos de la API.

El registro y los formularios de contacto utilizan Google reCAPTCHA para comprobar solicitudes automatizadas. Google puede tratar datos técnicos del navegador y de interacción. Consulta su política de privacidad y la información de cookies.

Ayuda interactiva con inteligencia artificial

Los usuarios con sesión iniciada pueden consultar una ayuda de uso basada en documentación de Invoxio. Al enviar una consulta se comunican a la API de OpenAI el mensaje, hasta los tres últimos intercambios, una categoría general de pantalla, las guías seleccionadas y el nombre, prestaciones y límites del plan de la empresa activa, junto con posibles tarifas superiores del catálogo. No se envían automáticamente identificadores de cuenta o empresa, datos de clientes, facturas, documentos ni el contenido de la pantalla.

En el modo de dudas de facturación, la búsqueda web de OpenAI recibe exclusivamente un tema genérico seleccionado de una lista cerrada, limitado a dominios públicos de la Agencia Tributaria. No se envían a la búsqueda el mensaje, el historial, identificadores ni datos del plan. Después, una llamada independiente a OpenAI, sin herramientas de búsqueda, recibe la pregunta y el resumen de fuentes oficiales para elaborar la respuesta. No recibe el plan ni el historial. Se filtran patrones reconocibles de correos, teléfonos e identificadores, sin garantizar la detección de cualquier dato personal que se escriba por error. Las respuestas muestran enlaces oficiales y la fecha de consulta, que no equivale a la fecha de publicación ni garantiza vigencia normativa. Este servicio no accede a certificados o trámites de Hacienda.

No introduzcas datos personales, información fiscal de terceros, contraseñas ni documentos en el chat. El asistente no consulta fichas ni realiza operaciones. El tratamiento se destina a atender la asistencia solicitada en el marco de la prestación del servicio o el interés legítimo de gestionar consultas profesionales, según corresponda. Puedes utilizar las guías o contactar con soporte como alternativa.

La conversación se mantiene en memoria de la pestaña y puede borrarse; se reinicia al cambiar de cuenta o empresa cuando se realiza una nueva consulta. No se crea un historial permanente de conversaciones en Invoxio. Se solicita store=false a OpenAI; esto no excluye sus registros de prevención de abuso y las condiciones de conservación y transferencias descritas anteriormente. No se registran los mensajes ni las respuestas en los logs de la ayuda. Se mantienen contadores temporales por usuario y empresa para limitar el uso.

Transferencias internacionales

El alojamiento y las copias de seguridad propios de Invoxio se encuentran en España. El uso de proveedores externos puede implicar tratamiento o acceso a datos fuera del Espacio Económico Europeo: OpenAI para la extracción de documentos, Google reCAPTCHA para la protección frente a solicitudes automatizadas y Stripe para la gestión de pagos. Los datos comunicados dependen del servicio utilizado; no se envían las facturas a Google reCAPTCHA ni a Stripe para su extracción.

Los mecanismos de transferencia y las condiciones de tratamiento de estos servicios se describen en el DPA de OpenAI, la política de privacidad de Google y el centro de privacidad de Stripe. La ubicación del alojamiento de Invoxio en España no implica que estos proveedores traten todos los datos exclusivamente dentro del Espacio Económico Europeo.

Conservación y finalización del servicio

Cuentas y documentos: Pendiente de confirmar por el titular

Registros técnicos y de seguridad: Pendiente de confirmar por el titular

Copias de seguridad y eliminación de datos

Las copias de seguridad de la base de datos de Invoxio se generan diariamente en el servidor de Clouding y se transfieren a la NAS propia de Madrid. La configuración contempla una sincronización final semanal y, si el script de transferencia termina correctamente, la eliminación de los archivos de copia comprimidos locales. También existe una limpieza local por antigüedad configurada en 14 días; esta configuración no garantiza que se conserven copias locales durante 14 días completos. La eliminación en Clouding no elimina automáticamente las copias de la NAS de Madrid ni su copia secundaria en Ciudad Real. Según la comprobación realizada por el titular, ambas NAS mantienen una ventana de copias de un mes y eliminan diariamente los archivos cuya fecha sea anterior a la fecha actual menos un mes.

La información de contratación y facturación de AEQARO se conserva durante la relación y los plazos legales y de responsabilidad aplicables, con bloqueo cuando proceda. La cancelación de la cuenta no elimina necesariamente documentos sujetos a conservación legal. Para los datos tratados por cuenta del cliente se deben establecer devolución, supresión y tratamiento de copias en el acuerdo de encargo.

Delegado de protección de datos y ejercicio de derechos

AEQARO cuenta con un delegado de protección de datos, Álvaro Vázquez, cuya designación ha sido comunicada a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Puedes dirigirte a él mediante el formulario de protección de datos, disponible para usuarios registrados con sesión iniciada. Si no tienes cuenta, puedes utilizar la vía postal indicada a continuación.

Puedes solicitar información y ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad cuando procedan; solicitar las garantías frente a decisiones exclusivamente automatizadas, incluida la intervención humana cuando corresponda; y retirar el consentimiento sin afectar a la licitud del tratamiento anterior. También puedes plantear reclamaciones previas al DPD o comunicar posibles incidentes de seguridad. Identifica la solicitud sin aportar datos innecesarios; solo se pedirá información adicional de identidad si resulta necesaria.

Para evitar remitir una copia a una dirección errónea, verificaremos tu correo antes del envío. La comunicación pendiente permanece temporalmente durante 30 minutos; tras confirmarla se envía al equipo correspondiente y se remite una copia independiente al usuario. Las comunicaciones enviadas se conservan durante su tramitación y los plazos legales de responsabilidad aplicables. Si no puedes utilizar el formulario, puedes escribir al domicilio postal indicado al inicio, a la atención del DPD. No es necesario consentir publicidad ni aceptar un contrato para ejercer derechos.

Las solicitudes de derechos se responden en un mes, prorrogable hasta otros dos meses cuando sea necesario por su complejidad o número, informando de la ampliación y sus motivos dentro del primer mes. Las reclamaciones previas al DPD se comunican al interesado en un máximo de dos meses desde su recepción, conforme al artículo 37 de la Ley Orgánica 3/2018.

Puedes reclamar ante la AEPD. Este formulario no presenta una reclamación ante la Agencia ni sustituye las notificaciones oficiales de brechas que correspondan al responsable. Si los datos están en una factura de un cliente de Invoxio, dirígete al emisor responsable; AEQARO le asistirá como encargado.

Protección de los datos almacenados

En los datos de la empresa, el NIF/CIF, la dirección fiscal, el teléfono y el correo electrónico se almacenan cifrados en la base de datos. La contraseña del certificado digital asociado a la empresa también se almacena cifrada. La aplicación descifra estos campos cuando necesita utilizarlos en las funcionalidades autorizadas del servicio.

Ventajas de seguridad del cifrado: los campos cifrados no quedan almacenados como texto legible. Si una persona obtiene acceso indebido a la base de datos o a una copia de seguridad, necesita también la clave de descifrado para interpretar esos valores. Esto reduce el riesgo de exposición y uso indebido de los datos fiscales y de contacto, así como de la contraseña del certificado digital. La eficacia de esta protección depende de mantener seguras las claves de cifrado y controlar quién puede utilizarlas. El cifrado complementa los permisos y los controles de acceso; la aplicación necesita descifrar los datos para utilizarlos y mostrarlos a los usuarios autorizados.

Las nuevas subidas de certificados digitales se almacenan en la base de datos con una capa adicional de cifrado autenticado, además de la protección que incorpore el archivo aportado. Los certificados almacenados antes de incorporar esta medida conservan su formato anterior hasta que se vuelvan a subir; esta actualización del texto no acredita su conversión. El cifrado indicado se aplica a los campos mencionados y no a todos los datos de la empresa: la razón social se almacena sin cifrado de campo.

Seguridad y cambios

La aplicación utiliza autenticación, permisos por empresa y controles de seguridad. El usuario debe proteger sus credenciales y comunicar accesos indebidos. Estas medidas no permiten garantizar ausencia absoluta de incidentes. Los cambios de esta información se reflejarán en la fecha de versión y se comunicarán por los medios adecuados cuando afecten al tratamiento.