Programas de facturas

1. Una factura en una fecha prevista

1. Desde el inicio, abre Programas de facturas y pulsa Nueva programación.
2. Selecciona cliente, tipo de documento y serie.
3. Indica la fecha en Primera factura y escribe una descripción que permita identificar el programa.
4. Establece Número de facturas = 1. La periodicidad no se utiliza para una ejecución única.
5. Guarda y completa la cabecera, las líneas y su configuración fiscal.

Por ejemplo, un servicio que debe facturarse el 20 de noviembre necesita un programa de una sola factura con esa fecha prevista.

2. Repetir una factura cada mes u otro período

1. Crea una nueva programación y completa cliente, tipo, serie y primera fecha.
2. Indica el Número de facturas: por ejemplo, 12 para doce ejecuciones o 0 para continuar indefinidamente mientras el programa esté activo.
3. Elige la Periodicidad: mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual.
4. Selecciona el Día del mes. Cuando el mes no tenga ese día, se utiliza el último día del mes.
5. Completa los conceptos e importes y guarda la cabecera y las líneas con sus respectivas acciones.

Fiscalizar factura automáticamente permite continuar con la fiscalización después de generar la factura. Enviar por email después de fiscalizar controla el envío al cliente; no sustituye la fiscalización. Si fiscalizar está desmarcado, la factura generada queda pendiente de ese paso.

3. Variables en los conceptos de las líneas

Escribe los marcadores en la descripción de las líneas del programa. Al generar cada factura se sustituyen usando su fecha de facturación y su posición dentro del programa. La plantilla original conserva los marcadores para las siguientes ejecuciones. No se modifican retroactivamente las facturas ya generadas.

Los periodos admiten corchetes o llaves, por ejemplo [MES] o {MES}. Se recomienda escribirlos en mayúsculas; también se reconocen en minúsculas. Sin sufijo se usa el periodo de la fecha de factura; +1 avanza un periodo y -1 retrocede uno, también al cambiar de año. Los periodos son naturales: enero-febrero es el primer bimestre; enero-marzo, el primer trimestre; enero-junio, el primer semestre.

Posición de la factura: {N_DE_M}

En un programa de 10 facturas, {N_DE_M} se sustituye por 1 de 10 en la primera, 2 de 10 en la segunda y así hasta 10 de 10. También puedes usar [N_DE_M]. Es el orden de las facturas generadas dentro del programa, no su número fiscal ni el número de línea. Todas las líneas de una misma factura usan la misma posición.

Ejemplo de concepto: Cuota {N_DE_M} · Servicio de [MES+1]. Para la segunda factura de diez, con fecha 29/10/2026, el resultado es Cuota 2 de 10 · Servicio de noviembre. En programas indefinidos (Número de facturas = 0), el marcador muestra solo 1, 2…; no añade «de 0».

Se mantiene la sintaxis anterior: {FACTURA N DE M} muestra «Factura 2 de 10» en la segunda factura de diez, y {FACTURA N5 DE M} muestra «Factura 6 de 10» porque el contador visible comienza en 5. En programas indefinidos omiten el total. {N_DE_M} siempre usa la posición real desde 1, sin ese desplazamiento.

4. Clonar cuando cambian los conceptos o las fechas

La clonación sirve como punto de partida cuando varias facturas comparten datos, pero necesitan conceptos distintos o fechas independientes. También resulta útil cuando las fechas son regulares y quieres dejar preparado un concepto diferente para cada factura. Si conceptos e importes se repiten sin cambios, utiliza una programación recurrente.

1. En el programa de origen, abre Acciones → Clonar Programa.
2. Se abre la edición de la copia, cuya descripción comienza por CLON-.
3. Cambia la descripción, referencia y Primera factura a la fecha concreta que necesitas.
4. Establece Número de facturas = 1 para que ese programa genere solo esa factura. El clon conserva inicialmente las opciones del original; revísalas.
5. Edita, sustituye o añade las líneas con los conceptos e importes de esta factura.
6. Guarda, realiza la verificación fiscal y activa el nuevo programa.
7. Repite la clonación para cada fecha independiente.

Por ejemplo, para facturar «Instalación» el 12 de noviembre y «Formación» el 23 de noviembre, utiliza dos programas de una ejecución, cada uno con su concepto y fecha. No necesitas una recurrencia mensual.

Ejemplo: tres facturas anuales con conceptos distintos

Para facturar al mismo cliente el 01/12/2026, 01/12/2027 y 01/12/2028, con el mismo importe y un concepto de línea diferente en cada factura, lo más sencillo para dejarlas preparadas es crear un programa de una factura y clonarlo dos veces.

1. Crea el primero con Primera factura = 01/12/2026 y Número de facturas = 1. Completa cliente, tipo, serie, concepto de la línea, importe e impuestos y guarda cabecera y líneas.
2. Abre Acciones → Clonar Programa. En la copia, revisa descripción y referencia, cambia la primera fecha a 01/12/2027, comprueba que el número de facturas siga siendo 1 y modifica el concepto de la línea. Conserva el importe si debe ser el mismo y guarda.
3. Repite la clonación para 01/12/2028, con una sola factura y su concepto correspondiente.
4. Revisa los tres programas, realiza su Verificación fiscal y activa cada uno cuando sea correcto. Revisa también las opciones copiadas de fiscalización y envío automático.

Una recurrencia anual repetiría la plantilla del programa; no prepara por sí sola tres conceptos diferentes. Si las tres facturas fueran iguales también en su concepto, bastaría un programa con primera fecha 01/12/2026, tres facturas, periodicidad anual y día del mes 1. Si solo cambia el año, mes, periodo o contador, utiliza las variables de la sección anterior en un programa recurrente; clona cuando cambie un concepto que no pueda expresarse con ellas.

El clon copia cabecera, líneas y desgloses, pero queda inactivo y sin validación fiscal. No copia las ejecuciones anteriores ni genera automáticamente una factura por el hecho de clonarlo.

5. Verificar y activar

1. Revisa fechas, número de ejecuciones, conceptos, impuestos, retención y opciones de fiscalización y envío.
2. En Acciones, pulsa Verificación fiscal. También puedes seleccionar varios programas y pulsar Revisión fiscal seleccionados.
3. Corrige los defectos indicados y vuelve a revisar.
4. Pulsa Activar programa cuando la revisión sea correcta. La primera fecha no puede estar en el pasado al activar un programa inactivo.
5. Comprueba que aparece activo y consulta sus facturas previstas.

Guardar o verificar no activa el programa. La activación prepara la planificación de sus ejecuciones. Revisa el estado después de modificar un programa, porque los cambios pueden requerir otra verificación y activación.

6. Consultar las facturas previstas y generadas

Abre Fact. Programadas desde el inicio. Filtra por año y mes o utiliza Calendario. El listado muestra fecha prevista, vencimiento, descripción, cliente, estado y factura asociada.

Horario automático y ejecución manual

Solo puedes generar manualmente una factura programada el mismo día de su fecha prevista. Si necesitas ejecutarla hoy y tiene otra fecha, modifica primero esa ejecución:

1. En el listado de Fact. Programadas, abre Acciones → Modificar programación de la factura que todavía no se haya generado.
2. Cambia la Fecha prevista al día de hoy. Revisa también el vencimiento, que no puede ser anterior a la fecha prevista.
3. Si la ejecución estaba vencida o cancelada, déjala en estado Pendiente y guarda los cambios.
4. Abre Acciones → Generar factura para ejecutarla manualmente ese mismo día.

Por ejemplo, para ejecutar hoy una factura prevista para mañana, cambia su fecha prevista a hoy y después pulsa Generar factura. Una ejecución que ya tiene una factura generada no permite modificar su programación ni volver a generarla.

Cuando una ejecución figure como Realizada, utiliza Acciones → Factura generada para acceder al resultado. Comprueba además el detalle de fiscalización y envío: generar la factura no acredita por sí solo que haya sido fiscalizada, aceptada por la AEAT o enviada al cliente.

La fiscalización automática sigue el modo del contribuyente: en VERI*FACTU continúa con la remisión del registro a la AEAT; en NO VERI*FACTU no hay remisión automática. El email al cliente se controla por separado.

Calendario y agenda

1. Pulsa Calendario desde las facturas programadas, o abre la tarjeta de calendario del inicio.
2. Utiliza las flechas para cambiar de período y Mes actual para volver al mes en curso.
3. Elige Mes para ver la distribución por días o Agenda para consultar una lista ordenada por fecha.
4. Filtra por Estado y pulsa Actualizar.
5. Pulsa una factura para consultar su detalle. Usa Ver listado para volver a la tabla.

La leyenda identifica los estados: pendiente, realizada, cancelada, vencida/error y en proceso. El color resume la situación de la ejecución; consulta el detalle para comprobar fiscalización y envío.